Ketika anda mengirim email, SMTP server berusaha mengirimkannya ke tujuan (ke alamat pada To:; Cc; dan Bcc). Email akan melalui banyak SMTP server sampai mencapai POP3 (Post Office Protocol) server tujuannya. Jika email sukses terkirim ke POP3 server, email tersebut akan menunggu penerima membaca pesan dengan menggunakan email client-nya.
Kadang pesan tidak dapat terkirim ke POP3 server penerima. Dalam kasus ini SMTP server akan mencoba beberapa kali agar pesan dapat dikirim jika permasalahan hanya karena server yang down. Beberapa SMTP server akan mengirimkan pesan retryâ pada anda jika hal ini terjadi, atau mungkin juga tidak.
Tidak ada yang dapat anda lakukan untuk mengatasi hal ini, tapi akan sangat menguntungkan jika kita bisa mengetahui apakah pesan terkirim atau tidak. Pengiriman pesan retry mungkin akan berguna jika penundaan yang terjadi adalah akibat kesalahan ketik alamat email, sehingga anda dapat mengirim ulang ke alamat email yang benar.
Jika pesan tidak terkirim untuk suatu alasan, sebuah pesan bounce akan terkirim pada anda. Bentuk pesan ini beragam, tergantung pada konfigurasi server yang mengirimkan pesan. Baca pesan tersebut dan anda akan tahu mengapa email tidak terkirim.
- Mailbox penuh : Penerima pesan anda memiliki terlalu banyak pesan dalam inbox mereka.
- Pesan melebihi batas ukuran : pesan yang anda kirim terlalu besar untuk mailbox penerima. Beberapa ISP membatasi ukuran pesan dan ISP lain ada yang membatasi ukuran mailbox.
- Forward yang tidak sesuai akan mengakibatkan loop email : Artinya pesan berada dalam lingkaran, misalnya alamat email A mengirim ke alamat email B, yang memforward ke A yang memforward kembali ke B dan seterusnya.
- Penerima tidak dikenal : Alamat penerima tidak dikenal. Coba periksa ejaan anda, atau mungkin alamat email tersebut sudah dihapus. Jika anda merespon spam email, mungkin usernamenya palsu.
- Hubungan terputus : Ini berarti POP3 server terlalu sibuk atau bermasalah. Coba ulangi lagi nanti.
- Domain tidak ditemukan : bagian dari alamat email dibelakang tanda @ tidak benar. Periksa ejaan anda.
